如何跨越合同管理误区,有效规避风险?

合同一词由来已久,在《周易》中曾提到的“书契”就是合同的前身。对企业中的财务、法务、信控、销售人员而言,合同并不陌生。在出现应收账款逾期等问题时,追根溯源之下,我们往往会发现最终问题出现在了合同上。


三大合同认知误区


任何一个小的合同漏洞都有可能给企业带来极大的损失,但很多人却面临着合同认知误区。他们认为,签不签合同、是否需要审批都不重要,而在合同签署完成后,后期的统一管理也被认为繁琐而不必要。


下面,我们来了解下常见的三类合同认知误区,并对合同内容相关注意事项作出具体解读。

1、做生意是不是一定要签合同?

原则上讲只要一方要买一方要卖,双方意思一致,合同即算成立。接下来,只要卖方交了钱,买方交了货,这个合同即履行完毕。

回归到日常生活中,我们也会遇到类似的情况。比如我们到商场买电视机。我们想买、商家要卖,这其实已经构成了合同的形式。

既然没有合同也可以完成交易,那为什么在商业交易中需要签合同呢?实际上合同在很大程度上是保障交易双方的权利和义务。因为有的交易模式会涉及一年、两年甚至更长的时间段,在交易的中期和后期很容易对交易的具体内容和注意事项产生遗忘,如果没有文字的保障,遇到具体问题时我们很难对之前的约定予以确认。

在合同法中提到,合同的形式有书面形式、口头形式和其他形式。

书面形式:比如合同书、协议书、数据电文等,是以文字或者其他可以有形地表现所承载内容的形式。

口头形式:即我们上面提到的情况,是当事人面对面谈话或者通过通讯设备交谈达成的协议。

还有一种其他形式:是根据当事人行为或者特定的情形推定合同的成立,或者也可以称为默示合同。比如,我们乘坐公交车到达目的地后,虽然乘客跟公交公司(承运人)之间没有明示的协议,但可根据当事人的行为推定运输合同成立。


2、合同审批是否有必要?

一次完整的合同签订一般要经过如下过程:

首先,与客户洽谈生意、双方达成基本一致意见后,我们需要回到公司内部审查客户的资质情况,如果没有通过资质审查,合同就宣告结束,或者需要客户再次提交资料进行重审;如果通过了公司资质审查,我们就可以进入合同的草稿拟定环节。

有的公司内部有标准的合同或合同范本即可直接套用;但有的公司业务模式不固定,比如项目型合同,每次内容都不同,因而每份合同都需要根据项目的具体情况来重新起草。

合同起草之后,买卖双方需要针对合同内容进行审核和修订,在经过反复商议及修订后正式确立合同。最后,双方签字盖章,存档。根据合同规定的内容履行完毕并且将款项收回后,合同即正式结束。

但需要注意的一点是,在审核客户资质时,我们是要提前进行内部申请,还是跟客户签订合同后再进行内部申请呢?

我们在实际操作中曾遇到过如下情况:销售已经和客户签好合同,再回来公司内部申请账期额度。这种情况下,一旦我们发现客户的资质有问题,公司就会陷入一种被动的处境,此时对公司而言,如果后期因各类风险产生损失将无法避免。因此在申请时,一定要先对于合作方进行预先审核,确定客户具备相关资质后再与其签订合同。


3、统一保管不方便

合同签订完成,经审核无误并执行完毕后,如何来保管合同?接下来我们从合同的归档、销毁和借阅三方面阐释说明。


(1)归档的要求

明确责任分配:明确到人,相关负责人要严格管理,因后期一旦出现经济纠纷或诉讼等问题,合同都将是非常有利的凭证之一。

统一号码编制:为了后期方便查找,一般由保管人根据公司内部具体需求,统一对合同进行号码编制,如产品公司产品种类繁多,可以根据产品名称+日期+序号来编制。

合同原件重点保管:编号完成后,我们需要妥善保存合同原件。一般很多企业,原件均保存在财务或法务等部门,业务或使用部门可留存复印件,方便后期使用。

保管审核:保管员在编号完成后要核查是否有双方的公章或合同章,签订人的签名是否用正楷写,同时签名不能过于潦草,否则后期无法确认合同签订人。有些在合同上可能还需要填写签订人的身份证号或电话号码等。

保管环境:我们一般将合同放在架子上保管,防火防潮确保文档安全。

保存时限:一般在法律上规定的诉讼时效期是两年。所以一般合同保存至少在两年以上,如果条件允许,建议时间越长越好。因为如果出现经济纠纷、账款回收困难等情况,合同里面的约定将是非常有利的证据。之前我们会遇到使用热敏纸传真合同的情况,时间长了上面的字就会消失,不利于保存。所以后来我们会复印一份,以便保存。


(2)合同销毁

关于销毁的规定,需要注意两点,一点是权限的规定,即规定谁才能销毁合同,另一方面是做好销毁记录。


(3)合同借阅

我们还要注意合同借阅的流程和要求,一般公司会制作借阅表,包含借阅日期、原因、借阅人签字、保管人签字,可能还涉及到第三方如上级经理的签字等。如果原件丢失,根据这个借阅表,我们就可以查询到当时涉事人员。

另外,原则上来讲合同原件不予借出,如需要可以在保管员监管下、不离开保管员视线范围的条件下查看。



合同误区解读


以上内容是说明合同及管理的重要性,那为什么要强调这三点误区呢?总结来看,主要有以下四个原因:

1、如果没有合同,双方就失去了交易的基础。

2、如果随意一个销售人员就可以作为合同签订人,一旦出现问题,他能否承担责任?

3、审批过程是为了控制风险,有更多级别或不同部门的人针对各自比较专长的内容来做审核,可以尽可能地规避企业涉及的风险。

4、谁也无法承担资料丢失的后果,而归档是为了保障证据的安全。


合同涉及之内容


合同涉及的内容有哪几个方面?这几个方面里都涉及到哪些内容?


1、签约的主体

即双方当事人,包括签约主体名称全称,以及详细地址、电话、法定代表人、授权代表等。其中,地址和电话一般要求为办公地址和办公电话,抬头和落款也要注意名称是否一致。


2、买卖标的物

涉及的可能是服务,也有可能是物品的名称、型号、品牌、数量、金额等。


3、履行的方式

包括交货的相关约定、验收的相关条款和约定、付款的约定。


4、违约的罚则

如卖家延迟发货、买家延迟付款要承担怎样的责任义务。


5、信用担保

很多企业都会涉及到担保的问题,我们会把担保的相关信息和内容明确到合同里,比如是以人来担保还是以物来担保,额度账期也需要在合同中写明。


6、无形资产和保密的规定

比如保密的时间范围,或者一个商标专利的使用情况等,这一条并非普遍性条款,是一个比较有针对性的约定。


7、合同的期限

比如合同是无固定期的(如框架协议),还是需要自动延展的(如服务协议),那么我们就需要明确,是否要在合同中确定解除或终止合同的时间等相关具体条款。


8、其他的一般条款

合同出现纠纷时选择仲裁还是诉讼?什么情况下属于不可抗力?这些都要根据实际情况在合同中做出具体规定。


合同审核注意事项


1、审查合同主体

除了要审核主体的合法性外,还要审查卖方是否有供货能力、买方是否有偿债能力。一般在企业中,法律、风控部门都会进行分别的审核,供需双方都需要核对清楚。

审核客户资质时,会用到信用报告等工具来获取全面的企业信息,借助这些工具,我们可以很快判断一个企业的大致情况如何,各方面的能力是否足以支持我们的业务合作需求。


2、审查买卖标的物的基本情况

买方要注意,卖方是否会故意不写商品全称、品牌、商标、规格型号、生产厂家等,以达到以次充好、混淆产品品种、蒙混过关的目的。


3、审查标的物的数量和计量方法

关于审核标的物的数量和计量方法,若国家有统一的计量标准,我们都会要求以国家统一的计量标准来约定。关于数量的描述,一定要清晰、明确,最好可以用数字来转换,避免出现使用一箱、一沓等模糊标准,因为这些概念是无法具体计算的,一定要明确具体可计量的数量。

比如,在我们生活中,大型农贸市场都会配备公平秤,就是以统一的计量标准,来避免出现缺斤短两的情况。


4、审查标的物的技术标准

技术标准包含了质量要求,合同中可能会出现不写质量标准,或者看货定样的情况,我们需要封存样品。还要明确质量标准是以什么标准为依据,是国家标准、行业标准还是企业标准,从而避免产生歧义。

检测标准应该是可量化的,比如铁矿石行业对铁粉的含量要求是有具体标准的,其中水含量必须低于10%,若高于10%,它生产的半成品或作为原材料是无法进行加工和使用的,质量是不达标的。


5、审查标的物的包装方式和包装要求

在我们审查的时候,我们会遇到包装物的标准不清晰的情况。比如寄快递,快递公司只以外包装未损坏作为是否成功送达的标准,而对内容物的损坏不承担责任。

我们来举一个极端的例子:公司有些物品要发物流,物流公司有两种测量标准:实际重量 or 体积重量。一般来说,是以重量最大的数据为标准。如果我们寄10公斤的塑料泡沫和10公斤的铁,它的运费肯定是不一样的。10公斤的铁体积很小,正常寄送即可,但10公斤的泡沫塑料虽然实际重量很轻,但它的体积数量很大,肯定会不方便运输,运输的成本就会增加。

若我们在签合同时,对货物的包装没有一个具体的约定,明明用一个小箱子就能包装,对方使用了一个大箱子,相应地运费就会增加,从而给企业带来变相的损失。


6、要审查产品的价格、交货支付的期限、地点和方式

比如说有的合同里不写单价,或者不写清币种、交货方式,这些情况都可能给后期纠纷设下埋伏。

举两个例子:

关于付款时间:合同上如果写“货到30天后付款”,这就说明30天后哪一天付款都正常,付款时间就相当于无穷大了。所以我们可以改为“货到后30天内付款”。

关于交货的问题:之前有一个买家要求我们把货物直接送到他的下家。在这个案例中,我们的买家并不是最终的使用者,之前在合作的过程中都是按照正常流程,我们把货物送达,对方收货后,我方拿到收货单就可以确认产生应收账款了。这次对方突然变更送货流程使我们产生疑问。经过沟通后我们了解到,因为他的买家地址比较远,在他收到货物后还需要将货物配送给他的买家,所以他希望我们直接把货物配送给他的买家,以此降低成本。

这种做法对卖家来说有什么风险?如果我们送完货之后,买家表示没有收到货。并在查询记录、取证时,我们的收货人地址和签收人地址都不是我们的直接合作方。他们的下家也跟我们没有任何交易往来与合同。如果对方后期利用这个条款拒绝付款,卖方又无法证明货物流向至买方的情况下,卖方必将因无法证实正常履行合同约定而承受极大的损失。


7、审查合同中是否约定验收或检验的方式、标准、日期等等

合同中容易存在的一个陷阱是不写验收标准,或者将提出异议的期限定的过长或过短,这对合同双方都不公平,因此在审查合同时要查明是否明确货物的验收办法、时间、方式、标准等。

我们遇到过一个合同,条款中写道:“货到验收合格,发票入账后三个月内付全款的90%,质保金10%在货到验收合格后一年内支付。”

第一, 未说明验收合格标准。是开箱检查外观没问题就是验收合格,还是要测试机器能正常使用才算合格?如果合格,我们以什么形式确认?比如提供书面的签验收合格单,我们就认为合格了还是其他方式?这里需要明确。

第二, 关于“发票入账”。发票入账原则上卖方无法确认。如果买方以发票未入账来拖欠付款,因为合同中已经做了约定,我们的处境就会非常被动。

之前还遇到了一个情况,买方合同约定“卖方按交货计划在规定的时间内将合同设备运到交货地点,卖方提交下列单据经买方审核无误后,三十天内买方支付给卖方合同总价的30%”。(卖方提交的单据:由买方签署的交货设备验收证书。)

这里同样有两方面问题:

一方面,虽然写了确认无误后三十天内,但没有说明需要货到多长时间内验收,因此建议可改成“货到现场X日内买方组织双方验收并签发交货,验收证书,如未买方逾期未验收,则视为验收合格”;

另一方面,合同中约定的三十天内买方支付给卖方合同总价的30%,。作为卖方来讲,我们当时并不同意这个30%的比例。建议适当提高比例。比如货到之后支付60%,验收合格后支付20%,然后再支付尾款或者质保金,把货款的时间尽量提前。

因此,从以上案例来看,无论合同上约定什么条款和内容,我们对于时间或者要求的限定一定要明确。


8、审查是否约定结算的方式

结算方式要注明买卖双方接受什么样的方式结算。如:支票、现金、电汇。如果是分期付款,还需要审查是否写清分期付款的时间和每次付款的金额。

比如合同中没有注明结算方式,假设是30天账期,结果买方支付时使用一张银行承兑汇票,对于买方来讲这种结算方式没有问题,但对卖方来说可能要到几个月后才能收到货款,延长的时间最长可达6个月,这必然会影响企业资金的使用。


9、审查违约责任和解决合同争议的方式

比如明确是仲裁还是诉讼,并确定纠纷的管辖地。如果合同中注明了签署地,一般诉讼地和签署地一致。我们建议,尽量在企业所在本地区,一旦产生争议可以使用当地法律规则,并且成本也会极大降低。


10、审查合同的落款,署名、盖章等方面

审核合同中落款、抬头和合同公章这三处的公司名称是否一致,章盖得是否清晰,是不是公章或合同章,有没有盖骑缝章,这些都要审核清楚。另外还要注意合同上是不是注明了法人代表是谁,授权的委托人是谁,是否清晰地注明在合同中。

另,如合同条款约定“签字和盖章必须同时具备合同才能生效”,即需要特别确认签字与盖章是否齐全。


常见问题解答


1、业务发生前,法务和财务会从公司规定和风险防控出发,限制签约条件,但是这种情况下可能会影响成交,那么此时应该是业务让步法务、财务,尽量减小风险?还是法务、财务让步业务,保障业务收益最大化?

审核过程不会涉及财务、业务、法务谁来让步的问题,具体要看项目。比如企业有没有资质、合同中某些条款对我们明显不利等原则性问题,都是不可能让步的。但有些也是可商榷的。信用管理和法务实际上都是业务的支持方,因此需要共同判断如何修改条款,并给予业务风险提示,共同规避相关风险。


2、对于每天有几千甚至上万订单的网络贸易工作者来说,合同根本来不及审核,除非签约一个几千万、几百万的订单,需要一些时间准备,这种情况下审核还是有可能的。那么面对新型的环境,我们应该如何应对?

如果是网上的订单,一般在签订单时,协议已经是在网上形成的标准化格式,也就是在签订单的同时会要求或者已经默认签署了一份协议。比如我们在网络上买东西,买的过程其实已经认同了相关的协议条款。不熟悉的客户,一般企业也不会直接与客户进行赊销模式的合作。


3、现在基本都是赊销交易,如何评价、审核、选择客户?如何给客户一个合理的账期?客户备案需要哪些资料?

我们评价或审核客户时,都会遵循5C原则,主要是对方的道德品质,还款能力,资本实力,担保问题和经济环境条件的情况,我们都要做出相应的判断。

合理的账期实际上要遵循行业内一般规则,账期时间短客户不会跟你合作,但时间越长对卖家来说风险越高。所以我们一般会参考行业的情况,对特殊的客户特殊对待。

客户备案时我们会要求对方提供营业执照等证照及财报的信息,但在实际操作中,一般客户不会提供财报,或者不会提供真实的财报,所以我们一般会购买信用报告,来获取比较全面的财务信息,这种渠道的信息的可参考性比较高。


4、为了防控合同风险,公司制定了合同会签制度,业务部门、法务部门、财务部门、审计部门逐一审查合同,无异议后签字确认,这一制度合理吗?是否会导致效率低下,发生问题时责任界定不清等问题?

合同审核时每个部门的审核侧重点是不同的,比如商务部门会根据商务条款做出审核,法务部门更多看的是整体合同是否符合法律要求,信控部门更多的是对后期付款有具体要求,所以只要把内容、责任划分清楚,就不存在责任界定不清的情况。

另外,合同审核有等级制度的划分,金额小的合同,信控经理可直接批复,再大的金额就往上一级,因此能避免效率低下的问题。


5、一般都借助哪些具体数据来判断客户的还款能力?数据来源又是哪些?

还款能力一般是看偿债能力,即流动比率、速动比率,另外要看长期的债务情况,即长期借款、长期应付款情况。传统的客户还会有抵押、质押之类的个人担保情况,所以他的个人情况我们也要有考量。

阿信

174 文章总数

信用就是资本

作者简介

信用视界官方账号

扫码下载APP 商务人士必备

扫维下载app
  • 联系信息
  • 电话:400 800 7975
  • 邮箱: service@gladtrust.com
  • 地址:青岛市市南区宁夏路288号软件园4号楼
  • 下载信用视界APP
  • 关注信用视界公众号
  • 催全球小程序
联系客服